Cómo se planea el coffee break de un evento
El coffee break no es solo la comida: es un momento dentro de la agenda, y funciona o falla según dónde lo pongas y cuánto dure. Una pausa mal ubicada deja a la gente dormida en la sesión siguiente; una bien ubicada devuelve la atención al salón. Aquí te contamos cómo lo planeamos con los organizadores, y si lo que buscas son las opciones y sus precios, están en la página de refrigerios y coffee break.
Cuántas pausas necesita tu jornada
| Duración del evento | Pausas | Cuándo ubicarlas |
|---|---|---|
| 2 a 3 horas | 1 | A la mitad exacta de la jornada |
| Media jornada (4 h) | 1 larga | A las 2 horas, de 20 a 30 minutos |
| Jornada completa (8 h) | 2 + almuerzo | Media mañana, almuerzo y media tarde |
| Congreso de varios días | 2 por día | Fijas a la misma hora cada día |
La pausa de media tarde es la que más se recorta por falta de tiempo y la que más falta hace: es justo cuando cae la atención. Si la agenda va apretada, es mejor acortarla a quince minutos que eliminarla.
Cuánto debe durar
Entre 15 y 30 minutos. Menos de 15 no alcanza para que 60 personas se sirvan y vuelvan; más de 30 y la gente se dispersa, sale a llamar y cuesta trabajo reunirla otra vez. Nuestra recomendación práctica: 20 minutos para grupos de hasta 50 personas y 30 para grupos grandes, donde la fila pesa.
Dónde montar la estación
Fuera del salón, siempre. Si la estación queda dentro, el ruido del montaje interrumpe la sesión anterior y la gente empieza a mirar la comida en vez de la presentación. Lo ideal es el hall o un salón contiguo, con la mesa dispuesta de manera que se pueda acceder por los dos lados: eso reduce el tiempo de servicio a la mitad.
Para grupos de más de 80 personas montamos dos puntos separados en lugar de una sola mesa larga. Es la diferencia entre una fila de cinco minutos y una de quince.
Qué servir según el momento
- Media mañana: algo liviano —fruta, yogur, croissant— y café en abundancia. Lo pesado a esta hora se paga con sueño a las once.
- Media tarde: aquí sí funciona lo dulce, que levanta la energía: torta, brownies o galletas con café y agua.
- Pausa larga o evento que se estira: algo salado con sustancia, tipo sándwich o wrap, que sostiene hasta el final de la jornada.
- Público externo o congreso: empaque individual y presentación cuidada, porque ahí la pausa también es imagen de tu organización.
La estación de bebidas
Café colombiano, tés e infusiones, agua purificada y jugos naturales. Es lo que sostiene la conversación durante la pausa y lo que más se agradece en jornadas largas. Un detalle que hace diferencia: dos puntos de café en lugar de uno, porque el 80% de la gente va derecho al café y ahí se forma el tapón.
Qué necesitamos saber para cotizar
- Cuántos asistentes y a qué hora exacta es cada pausa.
- Cuántas pausas tiene la jornada y si son iguales o distintas.
- Dónde se puede montar la estación y si hay punto eléctrico cerca.
- Si hay asistentes con dietas especiales.
- Cómo entra el equipo al edificio: parqueadero, zona de cargue y horario de ascensor de servicio.
Preguntas frecuentes sobre el coffee break de un evento
¿Cuánto debe durar un coffee break?
Entre 15 y 30 minutos: 20 para grupos de hasta 50 personas y 30 para grupos grandes. Menos de 15 no alcanza para que todos se sirvan y vuelvan; más de 30 y la gente se dispersa.
¿Cuántas pausas debe tener una jornada?
Una para eventos de 2 a 4 horas, ubicada a la mitad. Para jornada completa, dos pausas más el almuerzo: media mañana y media tarde. La de la tarde es la que más se recorta y la que más falta hace.
¿Qué conviene servir en cada pausa?
A media mañana algo liviano —fruta, yogur, croissant— con café abundante. A media tarde funciona mejor lo dulce, que levanta la energía. Si la pausa es larga o el evento se estira, algo salado tipo sándwich o wrap.
¿Dónde se monta la estación?
Siempre fuera del salón principal, en el hall o un salón contiguo, para que el montaje no interrumpa la sesión en curso. Para más de 80 personas montamos dos puntos separados en lugar de una sola mesa larga.
¿Cuánto cuesta?
Las opciones de refrigerio van de $12.500 a $18.500 por persona con menaje incluido, con pedido mínimo de 50 unidades de la misma opción y transporte de $90.000 por entrega en Bogotá.
Servicios relacionados
Te puede interesar: opciones y precios de refrigerios · desayunos empresariales · eventos empresariales