Fiestas de gradoen Bogotá

Terminar el colegio o la universidad se celebra el mismo día de la ceremonia, con la toga todavía puesta y la familia recién salida del auditorio. Montamos fiestas de grado en el lugar que tú reserves —tu casa, un salón, un club, una finca en la Sabana— con menú, ponqué, menaje, mobiliario, mantelería, decoración y personal. Trabajamos la celebración de grado en Bogotá y en Chía, Cota, Cajicá, Tabio, Sopó, Funza y La Calera, tanto el almuerzo de 35 personas para un solo graduando como la fiesta de promoción de 200 que organiza el comité de padres.

Grado de colegio y grado de universidad: no se celebran igual

Suena al mismo evento y en la práctica no comparten casi nada: ni el público, ni la hora, ni el presupuesto.

Grado de colegio. El homenajeado tiene 16 o 17 años y la fiesta la organizan y la pagan los papás. La lista la arman ellos: abuelos, tíos, padrinos, los vecinos de toda la vida, y entre 6 y 10 amigos del graduando. Terminan siendo de 40 a 70 personas con tres generaciones sentadas en la misma mesa, y eso manda sobre el menú —hay que tener algo suave para los abuelos y algo con lo que un adolescente no se aburra— y sobre la música, que no puede ser miniteca a todo volumen desde las dos de la tarde. La ceremonia casi siempre es en la mañana o al mediodía de un día entre semana, así que el formato natural es almuerzo.

Grado de universidad. Aquí el graduando ya decide. La lista se encoge —de 20 a 45 personas es lo normal—, entran compañeros de carrera y a veces jefes o colegas de la práctica, y el evento se corre a la noche porque muchos invitados trabajan. Se pide más coctel y menos almuerzo, más barra y menos ponqué de tres pisos. También es el grado donde más veces la familia hace algo pequeño temprano —almuerzo de 20 personas— y el graduando se va con sus amigos a otra cosa en la noche. Si vas a hacer las dos, cotízalas por separado desde el principio: no es un evento partido, son dos eventos.

Grado individual o fiesta de promoción: quién paga cambia el evento entero

La diferencia más grande no es el número de invitados, es de dónde sale la plata.

Individual. Una familia contrata, una familia decide y una familia paga. Se cierra rápido, se cambia rápido y el menú se ajusta a gusto del graduando. De 30 a 70 invitados, con anticipo del 50% para separar la fecha.

De promoción. Celebra el curso completo, entre 120 y 250 personas contando graduandos y acompañantes, y casi siempre lo maneja un comité de padres que recauda por cuotas. Ahí aparecen los problemas que no tiene el evento individual: la cuota se cobra por estudiante, no por asistente, y la cuenta se desarma cuando la mitad llega con dos acompañantes en vez de uno. Fija de entrada cuántos cupos cubre la cuota y cobra aparte el adicional. Fija también una fecha de cierre de lista, tres semanas antes, porque la cocina se compra sobre un número, no sobre una expectativa. Y define un solo interlocutor: cuando cinco papás escriben cosas distintas por WhatsApp, el montaje sale mal. En estos casos el coordinador de evento a $350.000 se paga solo, porque es quien maneja la lista, los tiempos y el protocolo el día de la fiesta.

Un detalle de promoción que se olvida siempre: si hay menores de edad, la barra no les puede servir licor. Montamos coctelería sin alcohol para ellos, marcada y en una estación aparte, y el bartender pide documento en la barra de adultos.

Los cuatro formatos, y cuál conviene a cada grado

• Almuerzo después de la ceremonia. El más pedido en grados de colegio. La ceremonia termina entre 11:00 y 12:30, la gente llega con hambre y con calor, y el evento se acaba a las 4:00 o 5:00 de la tarde. Menú de tres tiempos servido a la mesa o buffet si el grupo pasa de 60.
• Cena. Cuando la ceremonia fue en la tarde. Arranca entre 7:00 y 8:00, se sirve sobre las 9:00 y hay baile después. Es el formato con mejor relación entre lo que cuesta y lo que la gente recuerda.
• Coctel de pie. El favorito del grado universitario. Dos horas y media, pasabocas circulantes, barra y nadie sentado, así que la gente rota y conversa. Cabe más gente en el mismo espacio porque no necesitas mesas de 10. Cómo se arma está en el formato de evento tipo coctel.
• Fiesta de noche de promoción. Cena corta, ponqué, protocolo de reconocimientos y después DJ hasta la hora de cierre del lugar. Aquí el sonido pesa tanto como la comida: se contrata miniteca y DJ con luces, y conviene un pasaboca caliente de cierre si la fiesta pasa de la medianoche.

Un quinto formato menor pero útil: el refrigerio inmediato. Salir del auditorio y ofrecer algo rápido antes de que la familia se mueva al lugar de la celebración evita esa hora muerta en la que todo el mundo se dispersa. Se resuelve con refrigerios de $13.500 a $20.500 por persona, con mínimo de 50.

Junio, julio, noviembre y diciembre: la agenda se llena antes que tú decidas

Los grados se concentran en dos ventanas del año y no se reparten: calendario B gradúa en junio y julio, calendario A en noviembre y diciembre. Eso quiere decir que veinte colegios de la ciudad hacen ceremonia la misma semana y que todos sus papás buscan salón, catering y decoración el mismo fin de semana.

Lo que pasa en la práctica: los sábados de esas cuatro semanas se cierran primero, y en diciembre compiten además con las cenas de fin de año de empresa. Reservar con anticipación deja de ser un consejo prudente y pasa a ser lo único que funciona. Seis a ocho semanas antes está bien; en el pico de noviembre, diez. Si ya sabes la fecha probable de la ceremonia aunque el colegio no la haya confirmado por escrito, esa es la fecha para preguntar disponibilidad.

Dos salidas cuando llegaste tarde: mover la celebración al domingo al mediodía, que casi siempre tiene cupo y sale igual de bien, o hacerla el fin de semana siguiente. La fecha de la fiesta no tiene que ser la de la ceremonia. Y si el problema es el lugar y no el catering, te orientamos con la guía de cómo elegir la casa de eventos: nosotros no alquilamos salones, el sitio lo reservas tú directamente y no cobramos comisión por esa asesoría.

Cuánto cuesta una fiesta de grado

Hay dos formas de contratarlo. Si ya tienes lugar, mobiliario y sonido resueltos y solo necesitas la comida, se cotiza por persona: menú ejecutivo $22.000, estándar $25.000, superior $32.000 y premium $35.000, más $90.000 de transporte de alimentos dentro de Bogotá. La carta completa está en el servicio de catering en Bogotá.

La otra es el plan por número de invitados, que llega con todo montado: menú de tres tiempos, ponqué, brindis con vino espumoso, bebidas ilimitadas (gaseosa, jugo, agua, hielo y cócteles con vodka), menaje completo, mesas de 10 puestos, sillas, mantelería, dos meseros —uno líder—, chef o auxiliar de alimentos, DJ cuando aplica y transporte dentro de Bogotá. El lugar sigue siendo tuyo. En grados los cuatro planes que más se piden son los de 80, 100, 120 y 140 personas, porque es el rango donde cabe la familia extendida más el curso.

Valores 2026. Por persona sale a $96.000 con 30 invitados, $76.000 con 50, $65.700 con 70, $61.600 con 100, $55.300 con 150 y $53.500 con 200: la fiesta de promoción es, por silla, mucho más barata que el almuerzo familiar. El detalle de lo que trae cada plan está en eventos todo incluido.

El plan se arma y se desarma. Cuando el ponqué lo trae la familia, el plan baja $1.500 por persona; quitar el brindis con champaña descuenta $1.000 y quitar los cócteles, $500. En un grado de promoción de 150 invitados esas tres decisiones son $450.000. Hacia arriba, lo que más se agrega en grados es la silla Tiffany a $8.500 la unidad —vale la pena en el rincón del ponqué aunque el resto vaya en silla normal—, la mesa de snacks decorada a $350.000, el coordinador de evento a $350.000 y la barra de coctelería ilimitada a $1.200.000 para 30 personas.

En grados de promoción vale la pena reforzar dos cargos por encima de lo que trae el plan: la hostess de recepción a $300.000, que recibe a 200 personas y las ubica por mesa sin que se arme el tumulto de la entrada, y un mesero más para el corte del ponqué, a $130.000 por seis horas. La cuenta de cuántos necesitas está en cuántas personas atiende un mesero.

Qué se sirve y a qué hora, según cuándo fue la ceremonia

El error más caro de un grado no es el menú, es el horario. La ceremonia nunca termina a la hora que dice la tarjeta: entre el desfile de togas, el discurso del rector y las fotos con el diploma se corren de 45 minutos a una hora. Si la comida se programó al minuto, llega fría o llega antes que los invitados.

Tiempos de referencia. Montamos tres horas antes de la llegada de los invitados, así que necesitamos acceso al lugar mientras ustedes están en la ceremonia.

Sobre el menú: si la ceremonia fue en la mañana, la gente llega con hambre de verdad y conviene entrada de crema o ensalada, plato fuerte con dos proteínas a elegir y postre. Si fue en la tarde, hay una espera larga entre la llegada y la cena que se resuelve con pasabocas circulantes —de 6 a 8 unidades por persona— y una barra abierta; sin eso, dos horas de pie con el estómago vacío arruinan la noche antes de que salga el primer plato. En buffet se calcula 1,3 raciones por invitado, porque el que repite tiene que encontrar comida.

Toga, ponqué, mesa de dulces y rincón de fotos

La decoración de un grado tiene una ventaja sobre la de otros eventos: los colores ya vienen dados. El escudo del colegio, la banda de la promoción, el color de la toga y de la facultad. Trabajar sobre esa paleta, con el año de la promoción en el fondo del ponqué, se ve mejor que inventar una temática nueva. El montaje completo lo arma el equipo de decoración de eventos: centros de mesa, camino, fondo del ponqué y ambientación de la entrada.

El ponqué viene incluido en el plan y se escoge entre masa blanca o negra, tres leches, brownie o amaretto, con acabado en pastillaje o crema suave. Para grados individuales de hasta 50 invitados basta una torta de dos pisos. De ahí en adelante conviene un piso decorado para la foto y el resto en ponqué de apoyo cortado en cocina: cuesta menos y alcanza igual. Córtalo antes de que arranque el baile, no al final: el desperdicio clásico de una fiesta de grado es el ponqué que se corta a la una de la mañana cuando ya se fueron los abuelos.

La mesa de dulces decorada va aparte, $350.000, y en grados se pide con brownies, cake pops, galletas con birrete, macarrones y algo típico —obleas, panelitas— que siempre desaparece primero. Calcula de 4 a 6 unidades por adulto. Ponla lejos del buffet o la gente se llena de dulce antes de comer.

El rincón de fotos es lo que más se usa y lo que menos se presupuesta. En un grado todo el mundo quiere la foto con la toga y el diploma, y si no hay un fondo definido esas fotos terminan contra una pared blanca con un extintor al lado. Un panel con el nombre de la promoción, luz frontal —no cenital, que hace sombras feas bajo el birrete— y espacio para que quepan ocho personas resuelve la noche entera. Déjalo cerca de la entrada: la gente se fotografía cuando llega, no cuando se va.

Cómo se contrata

La cotización no tiene costo y sale en menos de 24 horas hábiles. Escríbenos por WhatsApp al +57 315 283 7810 con la fecha de la ceremonia, el número aproximado de invitados, la dirección del lugar y la hora de inicio; si es grado de promoción, dinos también cuántos cupos cubre la cuota. Con el evento contratado, la degustación es sin costo para dos personas; probar el menú antes de firmar cuesta $80.000 para dos y no es reembolsable. La fecha se separa con el 50% de anticipo. Detrás hay diez años largos de oficio, más de 1.500 eventos producidos en Bogotá y un equipo propio de más de 30 personas: cocina, servicio, montaje y coordinación. Si el grado coincide con otra celebración de la familia, el mismo esquema aplica al catering para cumpleaños.

Preguntas frecuentes sobre fiestas de grado

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