Qué es una recepción y en qué se diferencia de una fiesta
Una recepción es el momento de recibir. Los invitados llegan, les ponen una copa en la mano apenas cruzan la puerta, circulan, saludan y comen de pie con la música de fondo. No hay puestos asignados ni orden de tiempos. Quien busca eventos y recepciones en Bogotá casi siempre está pensando en esto, aunque en la conversación con el proveedor terminen mezclándose tres cosas que se cotizan distinto: la recepción, el banquete y la fiesta.
| Formato | Recepción | Banquete | Fiesta |
|---|---|---|---|
| Qué pasa | Se recibe: bebida en mano y circulación | Se come sentado, con orden de tiempos | Se baila: pista, música y barra |
| Duración | 1 a 3 horas | 1,5 a 2 horas de servicio | 4 horas en adelante |
| Postura | De pie, con algunas sillas | Todos sentados en mesas de 10 | Pista, mesa y barra |
| La comida | Pasabocas en bandeja y estaciones | Entrada, plato fuerte y postre | Lo dulce, el ponqué y el recalentado |
En un matrimonio las tres etapas ocurren la misma noche, una detrás de otra.
Ahí está la clave para cotizar bien: un evento puede tener las tres etapas o quedarse solo en la primera. La recepción abre, el banquete es el centro y la fiesta cierra. Pero también está el evento que empieza a las seis, termina a las nueve y nunca pasa de la recepción, que es lo que hacen casi todas las empresas en diciembre.
Los formatos de recepción que más nos piden
Recepción de matrimonio. Es la media hora larga entre la ceremonia y la cena, mientras los novios se toman fotos y los invitados quedan sueltos en el salón. Nadie debería quedarse ahí parado sin nada en la mano. Si estás armando la boda completa, mira cómo la montamos en matrimonios en Bogotá y cómo sigue la noche en la fiesta de matrimonio.
Recepción de grado. Corta, a media tarde, con la familia y algunos compañeros. La gente llega directo de la ceremonia, con toga en la mano, y no quiere sentarse a una cena de tres tiempos: pasabocas, brindis, ponqué y foto. El detalle está en fiestas de grado.
Recepción empresarial o de inauguración. Aquí el formato de pie no es estética sino necesidad: la idea es que la gente se mueva y hable con quien no habla en la oficina. Cierres de año, aniversarios, apertura de sede, entrega de reconocimientos. La recepción empresarial en Bogotá dura dos horas y tiene hora de cierre real; con esa lógica la montamos en eventos empresariales, y si además hay producto que mostrar, en el lanzamiento con buffet.
Cóctel de bienvenida antes de la cena. Cuarenta y cinco minutos, cuatro pasabocas por persona y una bebida. Sirve para que la cena arranque con el salón completo y no con media lista llegando tarde. Si te interesa ese formato como evento entero, y no solo como antesala, míralo en evento tipo cóctel.
Recepción de quince. Funciona igual que la de matrimonio, con el vals en el lugar del brindis y la mesa de dulces como centro visual. Los planes están en fiestas de 15 años.
El cronograma de una recepción, hora por hora
Este es el reloj de una recepción de tres horas. La hora cero es la de la tarjeta, no la que la gente llega de verdad.
| Hora | Qué pasa en el salón | Qué hace el equipo |
|---|---|---|
| −4:00 | Salón vacío | Entra el montaje: mesas altas, mantelería, barra, cocina de apoyo |
| −1:00 | Todo en su sitio | Hielo, cristalería pulida, sonido y primeras bandejas armadas |
| 0:00 | Llegan los primeros | Hostess en la puerta y bebida de bienvenida en bandeja |
| 0:20 | Entra el grueso de la lista | Arrancan los pasabocas fríos circulando |
| 0:45 | Salón lleno, ruido alto | Barra a tope y apertura de la estación caliente |
| 1:15 | Palabras o brindis | Copa para todos, repartida en simultáneo |
| 2:15 | Baja el ritmo | Sale lo dulce y el café |
| 3:00 | Cierre | La barra cerró 15 minutos antes; desmontaje de 1,5 a 2 horas |
El brindis es donde más eventos se caen. Para que funcione, todos tienen que tener copa en menos de cinco minutos: con 100 invitados eso son cuatro meseros repartiendo al tiempo desde puntos distintos del salón. Con dos, el discurso termina antes de que la última fila tenga con qué brindar.
Cuánta comida se calcula cuando se come de pie
De pie la gente come más de lo que uno cree y con menos orden. No hay plato ni porción servida: hay bandeja que pasa. Estas son las cantidades con las que trabajamos.
| Tipo de recepción | Duración | Pasabocas por persona |
|---|---|---|
| Brindis o bienvenida antes de otra comida | 45 min a 1,5 horas | 4 a 6 |
| Recepción estándar, sin cena posterior | 2 a 3 horas | 8 a 10 |
| Recepción larga que reemplaza la cena | Más de 3 horas | 12 a 14 |
El mínimo de producción es de 60 unidades y los pasabocas van sujetos a la contratación del menú.
Un reparto que funciona: 40% fríos, 40% calientes y 20% dulce al final. Los fríos salen primero porque aguantan la llegada desordenada; los calientes se sacan cuando el salón ya está lleno, porque un pasabocas caliente que espera veinte minutos en bandeja llega tibio y con la masa blanda. Quedarse corto se nota rapidísimo: a la hora la gente empieza a mirar hacia la puerta de la cocina. La mesa de snacks decorada ($350.000) descarga a los meseros en el pico, pero no reemplaza el paso de bandeja: allá solo va quien se levanta a buscarla.
Cuánta bebida se toma de verdad
Con la copa en la mano desde la puerta, el consumo arranca alto y luego se estabiliza: dos bebidas en la primera hora y una por cada hora siguiente. En una recepción de tres horas son cuatro por persona, contando gaseosa, jugo y agua junto con lo alcohólico. Nuestros planes traen bebidas ilimitadas —gaseosa, jugo, agua, hielo durante todo el evento y cócteles con vodka—, así que ese cálculo no lo pagas tú, pero sí define cuánta barra hay que montar.
El hielo es lo que siempre se subestima: aunque en Bogotá haga frío, para tres horas pedimos medio kilo por invitado, porque también enfría botellas. Si quieres barra con bartender y carta de autor, va aparte: el plan de coctelería ilimitada cuesta $1.200.000 para 30 personas.
Mobiliario: mesas altas, pocas sillas y espacio para caminar
Una recepción se monta al revés que un banquete. Allá manda el puesto; aquí manda el paso.
- Mesas altas: una por cada 6 u 8 invitados. Sin dónde apoyar el vaso nadie come con las dos manos ocupadas y las bandejas se devuelven llenas.
- Sillas: para el 25% o el 30% del aforo, no más. En una recepción de 100 personas montamos entre 25 y 30 puestos sentados y alcanzan para los abuelos, las embarazadas, quien llegó en tacones y el que quiere comer tranquilo. Poner 100 sillas es el error contrario: la gente se sienta, se queda quieta y la recepción se apaga.
- Espacio: alrededor de un metro cuadrado libre por invitado de pie. Ese mismo grupo sentado en mesas de diez necesita casi el doble de salón, y por eso donde caben 80 sentados circulan 120.
- La barra, lejos de la puerta. Pegada a la entrada arma un tapón en los primeros veinte minutos y el fondo del salón queda vacío.
Mesas altas, mantelería, cristalería y sillas van dentro del plan; si solo necesitas el mobiliario porque la comida la resuelves aparte, míralo en alquiler de mesas y sillas.
Cuánto personal necesita una recepción
Servir de pie no pide menos gente que servir en mesa: pide gente distinta. Estos son los perfiles y lo que cuesta cada uno por seis horas de servicio.
| Perfil | Qué hace en la recepción | Por 6 horas |
|---|---|---|
| Mesero | Circula con bandeja y recoge vasos. Uno por cada 20 a 25 invitados | $130.000 |
| Bartender | Sostiene la barra. Uno por cada 60 a 70 invitados | $320.000 |
| Capitán | Marca los tiempos de salida y coordina al equipo | $220.000 |
| Hostess | Recibe en la puerta, entrega la bienvenida y controla la lista | $300.000 |
| Auxiliar de alimentos | Arma bandejas y sostiene la estación caliente | $80.000 |
La hora extra de mesero se cobra a $35.000 y el logístico de montaje a $120.000. Perfiles completos en personal de apoyo para eventos.
Para 100 invitados de pie, el equipo que de verdad funciona son cuatro meseros circulando, dos bartenders, un capitán y una hostess en la puerta. Recortar la recogida de vasos es la economía que peor sale: a las dos horas hay vasos en cada repisa y la gente deja de tomar porque no sabe dónde poner el que ya tiene.
Cuánto cuesta una recepción y qué mueve el precio
Cuando la recepción es parte de un evento completo, lo más práctico es el plan todo incluido: menú de tres tiempos, ponqué, brindis con vino espumoso, bebidas ilimitadas, menaje completo, mesas de 10 puestos, sillas, mantelería, personal de servicio y cocina, DJ cuando aplica y transporte dentro de Bogotá.
| Invitados | Valor del plan | Por persona |
|---|---|---|
| 50 | $3.800.000 | $76.000 |
| 100 | $6.160.000 | $61.600 |
| 150 | $8.300.000 | $55.300 |
| 200 | $10.700.000 | $53.500 |
Valores 2026. La tabla completa va de 30 a 200 invitados en saltos de diez.
El plan se ajusta por partes: sin ponqué se descuentan $1.500 por persona, sin brindis con champaña $1.000 y sin cócteles $500. Hacia arriba, lo que más nos piden en recepciones es la silla Tiffany a $8.500 la unidad, el coordinador dedicado a $350.000 y la mesa de snacks decorada a $350.000. Si solo necesitas la comida, los menús de catering van de $22.000 a $35.000 por persona según la línea, y el transporte de alimentos en Bogotá son $90.000 por entrega.
Cotizar no cuesta nada y respondemos en menos de 24 horas hábiles. La fecha se reserva con el 50% de anticipo y la degustación para dos personas va sin costo cuando el evento ya está contratado. Escríbenos por WhatsApp con el número de invitados, la fecha y la zona.
El lugar lo reservas tú
No alquilamos salones ni cobramos comisión por recomendarte uno. Tú contratas el sitio y nosotros llevamos la recepción completa hasta allá: cocina de apoyo, barra, menaje, mobiliario, mantelería, montaje y personal. Así eliges el espacio por zona, aforo y precio sin quedar amarrado al calendario de un proveedor. En casas de eventos en Bogotá explicamos qué preguntar antes de firmar; para una recepción de pie hay dos preguntas que casi nadie hace: hasta qué hora permiten música y si hay punto de agua cerca de donde va la cocina. Cubrimos Bogotá, Chía, Cota, La Calera, Cajicá, Tabio, Sopó y Funza.
Preguntas frecuentes sobre eventos y recepciones
¿Qué es una recepción y en qué se diferencia de una fiesta?
Una recepción es el momento de recibir a los invitados: se está de pie, con bebida en mano, comiendo pasabocas y circulando por el salón, y dura entre una y tres horas. La fiesta es la etapa posterior, con pista, DJ y barra, y suele pasar de las cuatro horas. El banquete, en cambio, es la comida formal servida en la mesa.
¿Cuántos pasabocas se calculan por persona en una recepción?
De 4 a 6 por persona si la recepción es un brindis de bienvenida de hasta hora y media; de 8 a 10 si dura entre dos y tres horas sin cena posterior; y de 12 a 14 si reemplaza la cena. El reparto que mejor funciona es 40% fríos, 40% calientes y 20% dulce al final. El mínimo de producción es de 60 unidades.
¿Cuántas sillas necesito si la recepción es de pie?
Para el 25% o el 30% de los invitados: en una recepción de 100 personas, entre 25 y 30 puestos sentados. Además se montan mesas altas, una por cada 6 u 8 invitados, para apoyar el vaso. Poner una silla por invitado apaga el formato, porque todos se quedan sentados en el mismo sitio.
¿Cuánto cuesta una recepción en Bogotá?
El plan todo incluido cuesta $3.800.000 para 50 invitados, $6.160.000 para 100 y $10.700.000 para 200, con menú, ponqué, brindis, bebidas ilimitadas, menaje, mobiliario, mantelería, personal y transporte en Bogotá. Si solo necesitas personal, el mesero por seis horas cuesta $130.000 y el bartender $320.000. La cotización es sin costo y se responde en menos de 24 horas hábiles.
¿Cuánto personal necesita una recepción de 100 invitados?
Cuatro meseros circulando con bandeja —uno por cada 20 a 25 invitados—, dos bartenders si hay barra activa, un capitán que marque los tiempos y una hostess que reciba en la puerta. Para el brindis se refuerza el paso de copas: hacen falta cuatro personas repartiendo al mismo tiempo desde puntos distintos del salón, para que nadie se quede sin copa antes del discurso.
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