Un evento corporativo sale bien cuando se decide en este orden: primero para qué es y cuánto se puede gastar por asistente, después el lugar, luego los proveedores y, al final, el detalle de la logística. Quien empieza por el menú o por el salón suele terminar corrigiendo todo. En Cocoa llevamos más de 10 años y más de 1.500 eventos montando la comida, el menaje, el mobiliario y el personal de eventos de empresa en Bogotá, y esta es la guía por fases que seguimos con nuestros clientes corporativos.
Fase 1: ¿para qué es el evento y cómo sabrás que funcionó?
Escribe el objetivo en una sola frase, con algo que se pueda verificar: «que los 60 distribuidores conozcan la línea nueva y dejen pedidos», «cerrar el año con todo el equipo reunido» o «capacitar a 40 vendedores en una jornada». De esa frase salen el formato (almuerzo, cóctel, cena, jornada con pausas), la duración y el tono. Una junta con clientes pide servicio formal; una integración admite comida más informal y música.
Define también quién aprueba el gasto: muchos retrasos no vienen del menú sino de una cotización que espera una firma.
Fase 2: ¿cuánto presupuesto por asistente?
Divide el presupuesto total entre los asistentes confirmados y luego resta lo que no es comida: lugar, sonido, pantalla, invitaciones, transporte de los invitados. Lo que queda es el techo de la alimentación. Con los números de nuestra carta y del plan todo incluido de 2026 se ve cómo cambia la cuenta según el formato:
| Formato (ejemplo) | Qué incluye la cuenta | Total | Por asistente |
|---|---|---|---|
| Almuerzo de trabajo, 40 personas | Menú A1 a D1 de la carta, con vajilla, cristalería y cubiertos ($28.500 por persona = $1.140.000), 2 meseros por 6 horas ($130.000 cada uno = $260.000) y transporte de alimentos ($90.000) | $1.490.000 | $37.250 |
| Cena con brindis, 40 invitados | Plan todo incluido de 40 invitados: menú de tres tiempos, ponqué, brindis, bebidas ilimitadas, menaje, mesas, sillas, mantelería, dos meseros, chef o auxiliar, DJ cuando el evento lo requiere y transporte dentro de Bogotá | $3.220.000 | $80.500 |
Los menús de la carta se cobran por persona, con un mínimo de 40 platos iguales, e incluyen vajilla, cristalería y cubiertos: caseros $22.800, tradicionales colombianos $26.500, menús A1 a D1 $28.500 y con lomo desde $45.000. Mesas, sillas y mantelería van aparte. El personal se cobra por turno de 6 horas y cuántos meseros hacen falta lo definimos al cotizar, según el lugar y la forma de servir. En ninguna de estas cuentas entra el lugar: ese lo reserva y paga la empresa. Antes de pedir precios al lugar: el plan todo incluido cubre 7 horas de evento, con montaje de 3 horas y desmontaje de 1 hora el mismo día. Si contratas ese plan, conviene reservar el lugar por unas 11 horas en total, no por 7.
Fase 3: ¿cómo elegir el lugar?
Cocoa no alquila salón ni tiene salón propio: la empresa escoge el sitio y nosotros llevamos todo lo demás hasta allá. Puede ser un salón social, una casa de eventos, una finca, un club, un auditorio o la misma oficina. Antes de firmar con el lugar, consulta cuatro cosas:
- Si permite que entre un proveedor de comida externo o exige su propio catering.
- Si hay cocina de apoyo, agua y puntos de energía donde irá el buffet.
- Cómo se hace el cargue: ascensor de servicio, distancia desde donde para el vehículo y, si es oficina, si el edificio pide registrar el carro con anticipación.
- Hasta qué hora se puede usar y si suena música o se sirve licor.
Sobre el cargue hay una regla de nuestras condiciones: si el recorrido de la carga supera 15 metros lineales o hay que subir a un tercer piso, se cobra un recargo que asume el cliente. Preguntarlo a tiempo evita esa sorpresa. Si todavía no tienes sitio, te orientamos para elegirlo sin cobrar comisión.
Fase 4: ¿qué proveedores necesitas y cuándo los contratas?
Primero se asegura lo que tiene fecha limitada: el lugar y la comida. Después, lo que se adapta: sonido, pantalla, decoración, animación. Para un solo contrato de cocina, mobiliario, personal y decoración, mira eventos empresariales. La degustación para dos personas no cuesta con el evento contratado; sin contrato vale $80.000 y no se reembolsa. El whisky, si hay brindis con él, lo pone el cliente.
Todo lo que se acuerde, desde el horario hasta quién pone qué, debe quedar escrito en el contrato. Es lo primero que se olvida y lo primero que se discute el día del evento.
Fase 5: agenda y horarios reales
Arma la agenda hacia atrás, desde la hora en que termina el evento. Cuenta la hora real en que la gente llega, no la del cronograma ideal, y deja una pausa antes de que sirva la comida: una presentación que se alarga pisa el almuerzo y todo el servicio se corre. En jornadas de día completo, los refrigerios y coffee break marcan el ritmo entre sesiones; para el mediodía, los almuerzos para eventos empresariales resuelven la comida sin perder la tarde.
Fase 6: logística, compras y facturación
Con los datos cerrados, pide la cotización con fecha, número de invitados, lugar y hora. La respondemos sin costo en menos de 24 horas hábiles. La fecha se separa con un abono. Como muchas empresas necesitan papeles para pagar, trabajamos así: cotización formal para adjuntar a la solicitud de compra, orden de compra y facturación electrónica con pago a 30 días; el detalle está en catering corporativo.
Al proveedor llévale: el número de asistentes y si puede variar, cuántos comen vegetariano, vegano o sin gluten (esas porciones van marcadas y aparte), el contacto de quien abre la puerta del lugar y quién, de tu lado, toma decisiones el día del evento. Para eventos grandes, nuestro personal de apoyo (meseros, capitán, hostess y logísticos) y el coordinador de evento ($350.000) evitan que el equipo de la empresa termine cargando sillas en vez de atender a los invitados.
Si el evento cae en noviembre o diciembre, es temporada alta: escribe cuanto antes. Para cierres de año, tenemos dos guías más: ideas y costos de fin de año y el paso a paso de la fiesta de empresa.
Fase 7: el día del evento y lo que sigue
El día del evento, alguien de la empresa debe estar en el lugar desde el montaje, con el cronograma impreso y el teléfono del proveedor. Revisa la entrada y el punto de comida antes de que llegue el primer invitado. Nuestro equipo monta en 3 horas y desmonta en 1 hora, el mismo día.
Después, vuelve a la frase del objetivo: ¿se cumplió? Anota cuántos vinieron frente a los confirmados y qué sobró o faltó; el próximo evento parte de ahí.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde se empieza a planear un evento corporativo?
Por el objetivo y el presupuesto por asistente, y luego por el lugar, que es lo primero que se agota. Para la comida, la cotización es sin costo y la respondemos en menos de 24 horas hábiles. En noviembre y diciembre, temporada alta, conviene escribir cuanto antes.
¿Cuánto cuesta por persona un evento corporativo en Bogotá?
Depende del formato. Como ejemplo con nuestros precios de 2026: un almuerzo de trabajo para 40 personas con un menú A1 a D1, dos meseros y transporte suma $1.490.000, es decir $37.250 por persona. Una cena con el plan todo incluido para 40 invitados cuesta $3.220.000, o $80.500 por persona. El lugar no está incluido.
¿Cocoa incluye el salón para el evento?
No. Cocoa no alquila salón ni tiene salón propio: la empresa reserva el lugar y nosotros llevamos cocina, menaje, mobiliario, mantelería, personal y decoración. Si no tienes sitio, te orientamos para elegirlo sin cobrar comisión.
¿Facturan electrónicamente y dan plazo de pago a empresas?
Sí. Para clientes corporativos entregamos cotización formal, trabajamos con orden de compra y manejamos facturación electrónica con pago a 30 días. La fecha se separa con un abono.
¿Quién coordina el evento ese día?
El coordinador de evento es un adicional de $350.000. Si no lo contratas, alguien de la empresa debe ser el contacto con nuestro equipo durante el montaje y el servicio.
