Para organizar la fiesta de fin de año de tu empresa en Bogotá, cierra en este orden: encuesta al equipo, presupuesto por empleado, fecha, lugar, cronograma, invitaciones, regreso a casa y orden de compra. Con nuestro plan todo incluido, una cena con DJ sale en $64.500 por empleado para un grupo de 80 y en $53.500 para uno de 200, y en diciembre de 2026 la fecha más segura cae antes de la novena (del 16 al 24). Abajo va cada paso. Si buscas formatos y comparaciones de costos, están en ideas para la celebración de fin de año empresarial; aquí nos ocupamos de cómo llevarlo a cabo.
Paso 1: pregunta al equipo antes de cotizar nada
Una encuesta de cinco preguntas ahorra más plata que cualquier negociación. Pregunta si prefieren almuerzo o cena, si vendrán con acompañante, si alguien tiene dieta especial (vegetariana, vegana o sin gluten), qué fechas no pueden y si quieren baile o algo más tranquilo. Así ganas un número real de asistentes.
Ese número pesa. Nuestro plan todo incluido se cotiza por escalones de 10 invitados: para 60 personas son $4.260.000 y para 80, $5.160.000. Si crees que vienen 80 y confirman 55, la diferencia entre contratar para 80 y para 60 es de $900.000. Al revés también duele: si contratas para 60 y llegan 72, toca subir de escalón. Por eso conviene pedir confirmación escrita y dejar un margen pequeño para los que se suman a última hora.
Paso 2: fija el presupuesto por empleado
Divide el total disponible entre los asistentes confirmados. Con el plan todo incluido de 2026, el valor por persona baja a medida que crece la lista:
| Asistentes | Plan todo incluido | Por empleado |
|---|---|---|
| 40 | $3.220.000 | $80.500 |
| 60 | $4.260.000 | $71.000 |
| 80 | $5.160.000 | $64.500 |
| 100 | $6.160.000 | $61.600 |
| 200 | $10.700.000 | $53.500 |
El plan incluye menú de tres tiempos, ponqué, brindis con vino espumoso, bebidas ilimitadas, menaje, mesas de 10 puestos, sillas, mantelería, dos meseros, chef o auxiliar, DJ cuando el evento lo requiere y transporte dentro de Bogotá. El whisky no entra: lo provee el cliente. Si la empresa no quiere ponqué o champaña, cada uno se descuenta por persona ($1.500 y $1.000).
Suma desde el principio lo que suele quedar por fuera: el regreso de los empleados (paso 7), el licor que no trae el plan y el coordinador de evento si nadie de la empresa llevará el cronograma ($350.000; con 80 asistentes, $4.375 más por persona). Si prefieren almuerzo, nuestros menús de carta arrancan en $22.800 por persona (mínimo 40 platos iguales, con vajilla, cristalería y cubiertos); personal, transporte, mesas, sillas y mantelería van aparte. La comparación completa entre almuerzo y cena está en el artículo de ideas, y los menús para empresas, en catering corporativo.
Paso 3: elige la fecha (y ojo con la novena)
Diciembre de 2026 tiene dos festivos: el martes 8 (Inmaculada Concepción) y el viernes 25 (Navidad). Ninguno se traslada; el 8 no forma puente y el 25, al caer viernes, deja un fin de semana largo hasta el domingo 27. La noche del lunes 7 es la de las velitas, y la novena de aguinaldos va del miércoles 16 al jueves 24, cuando muchos equipos ya hacen la suya en la oficina. El 31 cae jueves.
- Jueves 3 y viernes 4: despejados, antes de las velitas; sirven para una fiesta temprana.
- Jueves 10 y viernes 11: el punto medio entre festivo y novena; si te interesa, escribe pronto.
- Del 16 al 24: novena. Si tu equipo ya hace novena, evita montar la fiesta encima; si prefieres juntar ambas, mira la novena navideña empresarial.
- Martes 8 y viernes 25: festivos; solo si el equipo quiere celebrar ese día, y avísanos al cotizar.
Noviembre y diciembre son temporada alta: con fecha en mente, escríbenos cuanto antes. La fecha se separa con un abono, y en el plan todo incluido se puede aplazar hasta 90 días calendario una vez contratado.
Paso 4: reserva el lugar (lo reserva la empresa)
Cocoa no alquila salón y no tiene uno propio. La empresa escoge el sitio (su oficina, un salón social, una casa de eventos, una finca o un club) y nosotros llevamos cocina, menaje, mobiliario, mantelería, personal y decoración. Atendemos Bogotá, Chía, Cota, La Calera, Cajicá, Tabio, Sopó y Funza. Si aún no tienen lugar, la guía de casas de eventos en Bogotá explica qué preguntar, y los orientamos sin cobrar comisión.
Pregunta al lugar desde qué hora podemos entrar, dónde se descarga y si hay ascensor de servicio. El plan prevé un montaje de 3 horas el mismo día y un desmontaje de 1 hora, y si el cargue supera 15 metros lineales o hay tercer piso, se cobra un recargo. Pasa más de lo que parece: si el edificio solo habilita el ascensor de carga después de las cinco, el montaje termina a las ocho y la cena arranca tarde.
Paso 5: cronograma de la noche
El evento del plan dura 7 horas continuas, sin contar montaje. Un ejemplo de reparto para una cena con baile:
| Hora | Qué pasa |
|---|---|
| 3:00 p. m. | Llega el equipo de Cocoa y arranca el montaje (3 horas) |
| 6:00 p. m. | Llegada de invitados y bienvenida con bebida |
| 7:00 p. m. | Se sirve el menú de tres tiempos |
| 8:30 p. m. | Palabras de la gerencia y reconocimientos, máximo 15 minutos |
| 9:00 p. m. | Ponqué y brindis |
| 9:15 p. m. | Baile con DJ |
| 1:00 a. m. | Cierre del evento; desmontaje de 1 hora |
Los discursos van antes del baile: a las once nadie los escucha. Si la empresa quiere música y pista, revisa miniteca y karaoke.
Paso 6: invitaciones y logística con el equipo
Manda la invitación con fecha, horas de llegada y de cierre, dirección, código de vestuario y fecha límite de confirmación. Pide en el mismo formulario la dieta especial: esas porciones salen marcadas y aparte. Un recordatorio el día anterior reduce los platos sin usar. Si hay niños o acompañantes, cuéntalos desde el inicio.
Paso 7: cómo vuelve el equipo a casa
Si hay licor, la pregunta no es opcional. En Colombia conducir bajo efectos del alcohol tiene sanciones con multa, suspensión o cancelación de la licencia e inmovilización del vehículo, según el grado de alcoholemia (Ley 1696 de 2013). Que la empresa asuma el regreso: vales o taxis pagados, vehículos compartidos o un cierre a una hora con transporte. Dilo en la invitación, para que nadie lo decida a la una de la mañana.
Paso 8: compras, orden de compra y facturación
El área de compras también decide la fecha. Entregamos cotización formal para adjuntar a la solicitud, trabajamos con orden de compra y manejamos facturación electrónica con pago a 30 días. Ten a la mano la razón social, el NIT y el nombre de quien autoriza. Si necesitas más personal de servicio, está en personal de apoyo para eventos; para evaluar el evento completo, en eventos empresariales.
Para cotizar, escríbenos por WhatsApp al +57 315 283 7810 con fecha, número de invitados, dirección del lugar y formato (almuerzo o cena). La cotización es sin costo y la respondemos en menos de 24 horas hábiles. Llevamos más de 10 años y más de 1.500 eventos.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánto tiempo hay que empezar a organizar la fiesta de fin de año de la empresa?
Lo primero que conviene cerrar son la fecha y el lugar, porque de ellos depende todo lo demás. Noviembre y diciembre son temporada alta: si ya tienes fecha en mente, escríbenos cuanto antes. La cotización es sin costo y la respondemos en menos de 24 horas hábiles.
¿Cuánto hay que presupuestar por empleado?
Con nuestro plan todo incluido de 2026, una cena con DJ sale en $80.500 por persona con 40 asistentes, $64.500 con 80 y $53.500 con 200. Si prefieren almuerzo, los menús de la carta arrancan en $22.800 por persona en comida, y aparte se suman personal, transporte y mobiliario. El valor final depende del menú, del lugar y del personal que pida el montaje.
¿Qué fechas de diciembre de 2026 conviene evitar?
Evita la novena de aguinaldos, del 16 al 24 de diciembre, y los dos festivos: el martes 8 (Inmaculada Concepción) y el viernes 25 (Navidad), que deja un fin de semana largo hasta el domingo 27. Los jueves 3 y 10 y los viernes 4 y 11 quedan despejados.
¿Cocoa pone el salón para la fiesta de la empresa?
No. Cocoa no alquila salón y no tiene uno propio: la empresa reserva el lugar (la oficina, un salón social, una casa de eventos, una finca o un club) y nosotros llevamos cocina, menaje, mobiliario, mantelería, personal y decoración. Si aún no tienen dónde, los orientamos sin cobrar comisión.
